仕事とメール

仕事でメールを使用する時の注意点

仕事のマナーにも、言葉使いや電話等色々ありますが、メールも仕事のマナーの一つです。

 

以前は仕事で使うと言えば、電話が圧倒的でしたが、現在は年々メール活用するケースが増えており、ビジネスメールを、使いこなすと言うのも仕事のマナーと言えます。

 

簡単に仕事でメールを使う時の注意点をご紹介します。

 

 

1)丁寧な短文メールを心がける

プライベートでは、メールを長く書いても(長文)、それ程問題がありませんが、仕事でのメールの場合は、長すぎると相手に読む時間をかけさせてしまいます。

 

その為、伝えたい要点だけを簡略的に纏めて書くようにして、出来るだけ長文にならない様にしましょう。
と言っても、敬語や冒頭の挨拶等は当然必要です。

 

2)重要な事については電話で確認する

メールが送りっぱなしになっている事もあります。
メールは何らかの原因で先方に届かない場合もあるので、大事なメールであれば必ず、メールの後に電話で送った事を連絡するようにしましょう。
連絡と言っても、今こういう用件でメールしましたので確認をお願いします。程度で十分です。

 

3)早めの返信を心がける

メールを送った方は、きちんとメールが届いているか、ちゃんとメールを読んでくれているか等が気になるものです。
メールが届いたら、出来るだけ早く確認して、返信をするように心がけましょう。

また、中には返事に時間がかかる場合もあるかも知れません。
その時は、とりあえずメールを確認した旨だけでも、早く連絡するように心がけましょう。

 

4)むやみにメールを送らない

余り気軽にメールを送ってしまうと、相手には数多くのメールが届いてしまうので、必要なメールが埋もれてしまって見落としたりしがちです。

 

ビジネスメールを送る時は、用件の伝え忘れがないか等を確認して、余り頻繁にメールを送らないようにする心配りも必要です。

 

5)HTML形式はNG

メールの形式にはHTML形式とテキスト形式があります。
ビジネスメールに限らず、基本的にはメールはテキスト形式で送るようにしましょう。

 

これはHTML形式だとフォントが変わったりして見づらくなる場合があるためです。
ですのでビジネスメールはテキスト形式がマナーです。
以上、簡単ですが仕事でメールを使う時の注意点についてご紹介しました。

 

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